Komunikasi telepon adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling umum digunakan dalam dunia bisnis dan kehidupan sehari-hari. Meskipun tampak sederhana, komunikasi telepon memiliki kaidah dan etika tertentu yang perlu diikuti agar pesan dapat tersampaikan dengan jelas dan tepat. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian komunikasi telepon, alat dan bahan yang diperlukan, serta langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melaksanakan komunikasi telepon sesuai kaidah.

1.Pengertian komunikasi telepon

Komunikasi telepon adalah proses pertukaran informasi antara dua atau lebih pihak yang berada di lokasi yang berbeda melalui perangkat telepon. Proses ini memungkinkan pengirim dan penerima pesan untuk berkomunikasi secara langsung dengan menggunakan suara, tanpa harus bertemu secara fisik. Dalam dunia bisnis, komunikasi telepon sangat penting karena memungkinkan interaksi yang cepat dan efisien, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan mempercepat pengambilan keputusan.

2.Alat dan Bahan Komunikasi Telepon

Untuk melaksanakan komunikasi telepon, ada beberapa alat dan bahan yang diperlukan, yaitu:

• Perangkat Telepon: Ini bisa berupa telepon genggam (smartphone) atau telepon rumah (landline). Perangkat ini adalah alat utama yang digunakan untuk berkomunikasi melalui jaringan telepon.
• Jaringan Telepon: Jaringan ini bisa berupa jaringan telepon seluler atau jaringan telepon tetap. Jaringan inilah yang memungkinkan dua perangkat telepon terhubung satu sama lain.
• Nomor Telepon: Nomor telepon adalah identitas unik yang digunakan untuk menghubungkan satu perangkat telepon dengan perangkat lainnya. Dalam komunikasi telepon, nomor telepon sangat penting untuk memastikan bahwa panggilan diarahkan ke penerima yang tepat.
• Headset atau Earphone: Alat ini digunakan untuk meningkatkan kenyamanan dan kualitas suara selama percakapan telepon, terutama dalam percakapan yang berlangsung lama.
• Lingkungan yang Tenang: Kondisi lingkungan yang tenang juga penting untuk memastikan bahwa suara dapat didengar dengan jelas dan tidak terganggu oleh kebisingan di sekitar.

3.Langkah-langkah Komunikasi Telepon Sesuai Kaidah

• Persiapan Sebelum Memulai Panggilan Sebelum melakukan panggilan telepon, pastikan bahwa Anda telah menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti nomor telepon yang akan dihubungi, alat tulis untuk mencatat, dan dokumen yang mungkin diperlukan selama percakapan. Selain itu, pastikan juga bahwa lingkungan sekitar Anda tenang dan tidak akan mengganggu percakapan.
• Memulai Panggilan dengan Salam dan Perkenalan Setelah panggilan tersambung, mulailah percakapan dengan memberi salam dan memperkenalkan diri, terutama jika Anda menelepon seseorang yang belum Anda kenal sebelumnya. Salam dan perkenalan yang baik akan menciptakan kesan pertama yang positif dan memulai percakapan dengan suasana yang sopan.
• Menyampaikan Pesan dengan Jelas dan Padat Saat berbicara, pastikan Anda menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh lawan bicara Anda. Selain itu, usahakan untuk menyampaikan pesan secara singkat dan padat agar percakapan tetap efisien.
• Mendengarkan dengan Aktif Mendengarkan adalah bagian penting dari komunikasi yang sering diabaikan. Saat lawan bicara sedang berbicara, dengarkan dengan seksama dan jangan menyela. Jika perlu, catat poin-poin penting yang disampaikan agar Anda dapat merespons dengan tepat.
• Menjaga Intonasi dan Kecepatan Bicara Intonasi dan kecepatan bicara juga memainkan peran penting dalam komunikasi telepon. Bicaralah dengan intonasi yang ramah dan kecepatan yang wajar agar pesan Anda dapat diterima dengan baik. Hindari berbicara terlalu cepat atau terlalu lambat.
• Mengakhiri Panggilan dengan Penutupan yang Baik Setelah pesan telah disampaikan dan semua topik telah dibahas, akhiri panggilan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup. Pastikan bahwa lawan bicara Anda juga telah siap untuk mengakhiri percakapan sebelum menutup telepon.